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L'invio di un'e-mail può essere un processo complicato. Se stai inviando un messaggio relativo agli affari dovrai essere il più rispettoso possibile, inviarne uno all'insegnante di tuo figlio richiede sincerità, uno a un membro della famiglia può essere rilassato come desideri in molti casi.

L'e-mail perfetta significa che il tuo contenuto è breve e al punto che lo rende più facile da leggere. La tua approvazione deve riflettere questo, ma anche trasmettere il tuo punto. Sia che tu stia esprimendo gratitudine o aspettando una risposta, ci occuperemo prima delle perfette firme e-mail professionali.

Email professionali

Come affermato in precedenza, il tipo di firme che includi nella tua e-mail varia a seconda della persona a cui la stai inviando. È importante tenere a mente il tuo pubblico quando invii qualsiasi forma di comunicazione scritta. Quindi, senza ulteriori indugi, ecco alcune firme da includere nelle tue e-mail professionali.

"Non vedo l'ora di risentirvi presto!"

Questo tipo di approvazione tramite e-mail consente al destinatario di sapere che ti aspetti una risposta. Che si tratti di un curriculum o di un discorso di vendita, è solo educato che l'altra persona risponda e includerlo nella tua e-mail indica che ti aspetti una risposta. Puoi anche modificarlo per dire "Non vedo l'ora di avere l'opportunità di parlare ulteriormente con te".

“Il tuo tempo prezioso è molto apprezzato”

Se il tuo destinatario è al lavoro, è probabile che non abbia molto tempo e riceva molte e-mail. Includere questa approvazione è un modo per esprimere genuina gratitudine che merita una risposta educata.

"Cordiali saluti!"

Un caloroso saluto è un ottimo modo per terminare un'e-mail perché è educato e professionale. Alcuni potrebbero pensare che sia leggermente antiquato, ma è semplice e al punto che è perfetto per le e-mail.

Sign-off da evitare

Alcuni di questi sono accettabili in determinate circostanze, ma la maggior parte non è consigliata per e-mail formali o professionali.

1. Grazie

"Grazie" e varianti insieme a quella tangente ("grazie ancora", "grazie!" "grazie mille" e così via) sembrano tutti un po' ipocriti. Non solo leggiamo tutti e-mail con un tono un po' sarcastico nella testa, ma se stai inviando un'e-mail per chiedere qualcosa a qualcuno, piuttosto che per esprimere sinceramente grazie, è un po' odioso. Evitare.

2. Cordiali saluti

Anche se ti è stato insegnato a concludere sempre una lettera – e quindi un'e-mail – con sincerità, semplicemente non farlo. Se inizi la tua email con "Caro", puoi farla franca terminando con "Cordiali saluti", ma per il resto, evita, anche in alcune applicazioni formali.

3. … presto

"Parla presto", "parla presto" o anche "più presto" - prestare con qualsiasi cosa "presto" generalmente ti impegna a parlare di nuovo con quella persona. Va bene se intendi inviare un'e-mail di follow-up o incontrare qualcuno di persona; meno bene se non hai intenzione di fare uno sforzo per parlare con loro. Sebbene sia una risposta casuale, può sembrare non sincera.

4. Il tuo nome

Terminare un'e-mail semplicemente firmando è visto come piuttosto freddo e brusco. A meno che non si tratti di una risposta finale a un'e-mail in cui hai risposto a una domanda e hai ricevuto una risposta, questa non trasmetterebbe alcun messaggio diverso da "Ho finito di parlare con te". Quindi, è meglio evitare di lasciare solo la tua firma.

5. Le tue iniziali

Firmare con le tue iniziali o la prima iniziale è un po' più amichevole che scrivere il tuo nome completo, ma è comunque altrettanto brusco. Inoltre, lascia le persone relativamente all'oscuro su chi sei, quindi è meglio usarlo solo se stai parlando con qualcuno che conosci già abbastanza bene.

6. Niente

Sorprendentemente, terminare un'e-mail senza nulla va assolutamente bene, ma non puoi farlo nella tua prima e-mail. Metti sempre fine alla tua e-mail prima e, poiché più e-mail vengono inviate in rapida successione, puoi abbandonare le formalità.

7. Con rispetto

Rigido e obsoleto. Tira fuori questo solo se stai inviando un'e-mail a un funzionario del governo o a qualcuno del clero come "rispettosamente tuo" è lo standard più vicino in quella situazione.

8. XX [Baci]

A meno che non si tratti di un familiare o di un amico intimo, non dovresti farlo. Alcuni rapporti di lavoro occasionali lo trovano accettabile, ma in realtà è solo qualcosa che fai con qualcuno con cui sai già di poterlo fare. Non lanciarlo su qualcuno di punto in bianco, è inquietante.

9. Migliore

Questa risposta è, insieme a "tutto il meglio" e "i migliori auguri", un finale relativamente sicuro con cui andare se sei educato ma informale. Più parole aggiungi, ad esempio "i migliori auguri" o "tutto il meglio", più formale diventa il sentimento. Alcuni ritengono che il "migliore" e le sue varianti possano essere troppo espansivi, ma per la maggior parte dovrebbe andar bene.

10. Tuo

Il "tuo" e le sue varianti ("il tuo sincero", "il tuo fedelmente" e così via) siedono all'estremità più formale dello spettro. Come con "migliore", più parole aggiungi, più formale diventa. "Tuo" ha un'altra complicazione, però: molti si chiedono esattamente cosa stai offrendo quando dici "tuo" e "tuo fedelmente" indica qualcosa di incredibilmente formale come una proposta di matrimonio imminente. Evitare.

11. "Il tuo amico"

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Questo può dividere molte persone. È solo un po' troppo formale e per alcuni si avvicina un po' a "sinceramente". Tuttavia, alcuni lo vedono come passabile, generalmente le generazioni più giovani poiché facciamo comunque amicizia con la maggior parte dei nostri colleghi. Non consigliamo mai di inviare "Il tuo amico" a un collega più anziano o a uno che è in una posizione di autorità.

12. Grazie mille!

Non è solo poco professionale, ma è anche carente di grammatica. A seconda del destinatario, questo potrebbe andare bene (se è l'e-mail finale al tuo team di supporto IT dopo che hanno risolto il problema, ad esempio).

14. Saluti

Davvero accettabile solo se sei britannico, altrimenti sembra un po' paternalistico. Lo stesso si può dire anche con "ta", ma "saluti" è generalmente una risposta preferita che è anche piacevolmente casuale e - per noi britannici - perfettamente accettabile invece di "grazie" e firme via e-mail più formali.

15. Come sempre

Il modo generalmente preferito per terminare un'e-mail è "come sempre". Potrebbe non essere un finisher ideale per il contatto iniziale, ma è ottimo per rispondere a qualcuno con cui parli spesso tramite e-mail. Non ha aspettative, connotazioni o toni in cui leggere. Sei semplicemente tu a firmare come te.

Domande frequenti

Ci sono momenti in cui l'e-mail perfetta può avere un grande impatto sul tuo prossimo passo nella vita. Ecco alcune altre domande sulle firme via e-mail per aiutarti a inviare e-mail perfette.

Un'e-mail di approvazione è davvero un grosso problema?

Tutto dipende dal contesto in cui stai inviando un'e-mail. Se stai inviando un promemoria via e-mail a un collega o alcune note di classe a un compagno di classe, probabilmente non è un grosso problema. Tuttavia, un'e-mail di firma errata potrebbe inviare il messaggio sbagliato. Ad esempio, se invii "Sì, grazie" a qualcuno che sta cercando di aiutarti, potrebbe sembrare sprezzante o sarcastico.

Sfortunatamente, le comunicazioni basate su testo mancano di contesto, il che significa che è facile per il destinatario farsi un'idea sbagliata. Quindi, fai attenzione a come il tuo lettore prenderà il messaggio che stai inviando perché, sì, il tuo lettore probabilmente vedrà la tua approvazione.

Devo aggiungere una firma?

Assolutamente! Elencare il tuo nome, le informazioni di contatto e la società rende molto più facile per il tuo destinatario risponderti in futuro. Per non parlare del fatto che una firma è ampiamente accettata come simbolo di qualcuno che capisce come funzionano le comunicazioni e-mail.

Non pensarci troppo

Se hai mai letto e riletto un'e-mail importante prima di inviarla, questa sezione fa al caso tuo.

Ovviamente, è naturale considerare a chi stai inviando l'e-mail e perché. Se si tratta di un'e-mail di vendita, è meglio lasciare un segno positivo che incoraggi anche una risposta. Qualcosa come "Non vedo l'ora di parlare con te ulteriormente" è l'ideale qui. Ma quella frase non funzionerebbe bene in un'e-mail di condoglianze, ad esempio.

Mentre può essere intimidatorio inviare un'e-mail importante, la maggior parte delle persone generalmente sfoglia le proprie e-mail e non ti giudicherà troppo al momento della firma.