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Nonostante siano in circolazione da oltre trent'anni, le e-mail occupano ancora tempo libero, infastidiscono, frustrano ed esasperano. Anche le strane e-mail ci rendono felici, ma per la maggior parte sono un lavoro ingrato piuttosto che un piacere. E se potessi etichettare automaticamente le email in Gmail, ordinarle tutte, applicare un'etichetta ed eliminare lo spam? Non renderebbe la vita un po' più facile?

Per quanto mi riguarda, una casella di posta con autocontrollo è il Santo Graal. Lo spam può essere rimosso, le e-mail di marketing e promozionali possono essere etichettate e messe da parte e le e-mail importanti possono essere etichettate come tali e collocate in una cartella dove le vedrai. Tutte le piattaforme di posta elettronica affermano di offrire questo tipo di organizzazione, ma secondo la mia esperienza, solo una offre. Gmail.

La funzione delle etichette ha letteralmente cambiato il modo in cui utilizzo Gmail. Ora posso usare con sicurezza questo indirizzo e-mail per preventivi assicurativi, iscrivermi a nuovi siti Web e tutte quelle attività che di solito finirebbero con una valanga di spam. Inviano ancora quella valanga, ma ora non travolge la mia casella di posta.

Etichetta automaticamente le email in Gmail

Le etichette ti aiutano a ordinare tutte le tue email e a ordinarle in modo gestibile. Le etichette sono in linguaggio Gmail per le cartelle e possono identificare, classificare e quindi organizzare automaticamente tutte le email in arrivo utilizzando queste etichette.

Impostando un'etichetta di assicurazione, ad esempio, posso far etichettare e inviare a quella cartella tutti i soliti spam e marketing di preventivi assicurativi dal mio assicuratore. Posso quindi leggerli o eliminarli in blocco come ritengo opportuno. Posso risciacquare e ripetere tutte le volte che voglio per qualsiasi argomento o mittente che inonda la mia casella di posta.

Creiamo un'etichetta di posta indesiderata che smisterà tutte le e-mail di spam che il filtro di Gmail non rileva.

1. Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra. Seleziona Altro se non è visibile.

   

2. Assegna un nome significativo alla tua nuova etichetta e seleziona Crea.

   

3. Seleziona la tua nuova etichetta e seleziona la freccia giù nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.

   

4. Aggiungi "annulla iscrizione" alla riga Includi le parole.

   

5. Seleziona Crea filtro.
6. Seleziona Applica l'etichetta e seleziona l'etichetta che hai creato.

   

7. Seleziona la casella accanto a qualsiasi altro operatore che desideri. Segna come letto è utile.
8. Seleziona Crea filtro.

   

Ora ogni volta che arriva un'e-mail di spam o di marketing, Gmail la scansionerà alla ricerca della parola "annulla iscrizione" e la etichetterà e la sposterà. Poiché la maggior parte dello spam legittimo contiene questa parola da qualche parte, è l'operatore più utile da utilizzare quando si tratta di spam.

Etichetta le email di lavoro in Gmail

Per altri filtri e-mail, ad esempio da amici o dal lavoro, puoi aggiungere un'etichetta con il loro nome, l'indirizzo e-mail @worplace.com o qualcos'altro univoco per il mittente o il tipo di e-mail. Il potenziale di queste etichette è enorme.

Ad esempio, se lavori fuori ufficio, può essere utile avere tutte le email di lavoro inviate a una cartella Lavoro in modo da poterle vedere rapidamente.

1. Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra.

   

2. Assegna un nome alla tua nuova etichetta Lavoro e seleziona Crea.

   

3. Seleziona la tua etichetta Lavoro e seleziona la freccia giù nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.

   

4. Aggiungi l'ultima parte dell'indirizzo email alla riga Da. Ad esempio "@workplace.com".

   

5. Seleziona Crea filtro.
6. Seleziona Applica l'etichetta e seleziona l'etichetta Lavoro.

   

7. Seleziona Crea filtro.

D'ora in poi, tutte le e-mail di lavoro da un determinato dominio "@workplace.com" verranno inviate alla cartella Lavoro che è stata creata nel riquadro di sinistra. Poiché non abbiamo aggiunto alcun operatore, non verranno contrassegnati come letti e vedrai il numero di e-mail accanto alla cartella.

Esclusione di email dalle etichette

Se scopri che alcune e-mail vengono catturate in queste etichette che non dovrebbero esserlo, puoi utilizzare le esclusioni per rimuoverle. Ad esempio, se desideri mantenere determinate newsletter che utilizzano anche "annulla iscrizione" e vengono catturate nel filtro sopra, puoi utilizzare l'operatore "-" per escluderle.

Basta aggiungere –(*@emailaddress.com) nella sezione Da del filtro e non verranno inclusi. Il simbolo * è un carattere jolly che catturerà qualsiasi indirizzo da quel dominio e il "-" indica a Gmail di non includere l'indirizzo nell'etichetta.

Puoi creare tutte le etichette che desideri in Gmail e fargli fare ogni sorta di cose, dall'ordinamento dello spam al filtraggio del lavoro, dei gruppi, degli hobby o altro. Se la tua casella di posta stava esplodendo a causa di troppa spazzatura e di conseguenza perdevi e-mail utili, questo è un modo molto semplice per riprendere il controllo.

Se Gmail potesse in qualche modo trovare un componente aggiuntivo che potesse cancellarmi automaticamente dalle centinaia di email spazzatura che ricevo su base settimanale, sarebbe davvero l'e-mail definitiva!